In deze casus zijn twee handelsondernemingen al jarenlang met elkaar verwikkeld in een zakelijk geschil. Zoals bij veel geschillen hadden de partijen ook in deze zaak, met hulp van hun advocaten, diverse pogingen ondernomen om het geschil buiten rechte te beëindigen met een schikking. De aanleiding voor deze zaak was dat één van de partijen een meerjarige leveringsovereenkomst had beëindigd in strijd met de inhoud van de overeenkomst en met hetgeen de afnemer daarover had verklaard. Althans dat was het standpunt van de leverancier. De afnemer stelde zich aan de andere kant op het standpunt dat zij bevoegd was om de overeenkomst (plotseling) te beëindigen omdat de leverancier meerdere malen haar schriftelijke afspraken jegens haar niet was nagekomen. Afnemer stelde dat zij daardoor een grote schade had opgelopen, onder meer omdat zij door haar klanten aansprakelijk werd gehouden voor het uitblijven van de tijdige leveringen door de leverancier.
Hangende de procedure zag de afnemer haar schade toenemen. Binnen de organisatie kwamen nieuwe elementen in beeld waardoor zij zich genoodzaakt zag om haar vordering te laten toetsen. De advocaat van afnemer heeft daarna het advies uitgebracht om EBBEN te verzoeken de hoogte en de opbouw van de schade in beeld te brengen.
Mocht het ook gedurende de gerechtelijke procedure niet tot overeenstemming tussen de beide partijen kunnen komen, dan kon de advocaat in elk geval een berekening van de schade – getoetst door een deskundige (EBBEN) – inbrengen om aan te geven dat de schade die wordt gesteld aannemelijk is en dat deze op verzoek van cliënt is onderzocht. Dat versterkt het standpunt van de cliënt, nog voordat de rechter hierover zou moeten oordelen. EBBEN heeft schriftelijk inzichtelijk gemaakt hoe de schade is opgebouwd, wat de omvang van de schade is en hoe deze gedocumenteerd is vastgelegd door de organisatie.
In deze casus heeft de opdracht aan EBBEN er uiteindelijk voor gezorgd dat de partijen dichter bij elkaar konden komen. Aan het rapport waarin de berekening is beoordeeld, wordt door de tegenpartij zodanig gewicht toegekend dat de afstand tussen de standpunten die financieel zijn ingegeven, kleiner zijn geworden. Hierdoor was de advocaat die de opdracht aan EBBEN had geadviseerd in staat om het geschil uiteindelijk met een hernieuwde schikkingspoging buiten medewerking van de rechter om op te lossen. Dat we bekend zijn met zakelijke (juridische) geschillen en ervaring hebben met versterken van standpunten op basis van feiten en bevindingen draagt daar zeker aan bij. De advocaat voelde zich ondersteund door de expertise en de grondige aanpak.
Een hele andere casus gaat over de zaak waarin twee aandeelhouders, die in het verleden samen een groothandel waren gestart, vanwege verschillen van inzicht genoodzaakt waren om hun samenwerking te beëindigen. Hoewel de beide aandeelhouders elk een eigen advocaat inschakelen, zien de advocaten in dat hun “ruzie” niet alleen juridisch van aard is.
Een onderdeel van de oplossing van de aandeelhoudersruzie is in dit geval dat een van de beide aandeelhouders zijn belang in de onderneming, tegen een nader te bepalen prijs, gaat overdragen aan de andere aandeelhouder. In deze casus hadden de beide aandeelhouders al snel overeenstemming over de vraag wie zijn belang zou gaan overdragen.
Daarop besloten de aandeelhouders mede op advies van hun beider advocaten, om EBBEN gezamenlijk te verzoeken om het betreffende belang in de groothandel te waarderen. Na een uitgebreide inventarisatie van de beschikbare informatie (financieel, juridisch en bedrijfseconomisch) kon EBBEN met de werkzaamheden aanvangen. Er werd een proces voorbereid waarbij elke aandeelhouder met behulp van zijn advocaat de ruimte kreeg om alle benodigde informatie en toelichting aan EBBEN te geven. Niet alleen voor wat betreft de vraag wat de groothandel waard is. Maar ook over de vraag hoe de onderneming na de geplande overdracht, met het oog op de toekomst verder geleid zou moeten worden.
De beide aandeelhouders werden vanaf het begin van de opdracht door EBBEN meegenomen in het proces rondom de werkwijze, de verwachte doorlooptijd en de gelegenheid om de benodigde toelichting te kunnen geven. De uitkomst van de opdracht aan EBBEN was een bindend advies over de koopprijs van het over te dragen belang wat voor de aandeelhouders kon dienen als een oplossing voor hun geschil.
De beide aandeelhouders hadden zelf bijgedragen aan het kader met de randvoorwaarden van de opdracht aan EBBEN. Dat maakte dat de opdracht aan EBBEN zorgvuldig kon worden uitgevoerd binnen een overzichtelijke doorlooptijd aangezien beide partijen goede medewerking verleenden aan de opdracht. Met behulp van de uitkomst van de waardebepaling waren de beide aandeelhouders in staat om met hulp van de advocaten snel de juridische afwikkeling van de geplande overdracht plaats te laten vinden. De advocaten konden met behulp van de uitkomst van de waardebepaling gericht hun cliënten adviseren over de bijbehorende passende voorwaarden. Een mogelijk kostbare gerechtelijke procedure, met onzekerheid voor de aandeelhouders, kon hierdoor worden afgewend.
Het team van EBBEN Partners bestaat uit ervaren accountants, register valuators, data-analisten, onderzoekers, juristen en adviseurs. Door een multidisciplinaire aanpak is het team in staat om snel te anticiperen op de omstandigheden die bij een lopend geschil van belang kunnen zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een verschuiving of een verandering in de relevante belangen of een onverwachte wending in de informatiepositie van de cliënt die centraal staat.
EBBEN ondersteunt advocaten en hun cliënten die belang hebben bij de hulp van een onafhankelijke specialist. We brengen de belangen in kaart en staan partijen bij als een onafhankelijke adviseur. Tevens treden wij in bepaalde gevallen op als (gerechtelijk) deskundige of bindend adviseur voor commissies en Rechtbanken. Hierbij combineren wij onze expertise op het gebied van waardering, geschiloplossing en herstructurering. Zo helpen we onze opdrachtgever om desgewenst zorgvuldig en doortastend op te treden.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening, neem dan contact op met een van onze specialisten:
Organisaties hoeven niet jaarlijks een integriteitsverslag uitbrengen. Nee, informatie over integriteit zit versnipperd over vele verantwoordingen. Het jaarverslag gaat over de financiën zonder fraude. Het MVO-verslag gaat over de maatschappelijke zorgvuldigheid. Een sociaal jaarverslag. Een milieuverslag. Etc. En dit betreft alleen nog maar de gestructureerde en dus goed gemanagede informatie.
Het gedrag van de bestuurders en de medewerkers en de communicatie daarover zijn minstens zo belangrijk. Maar er is geen gedragsverslag. En wat te denken van de kwaliteit van de diensten en producten? Er is geen kwaliteitsverslag. Net zomin is er een reputatieverslag over de eigenaren, de klanten en de leveranciers van de organisatie. Dat wil niet zeggen dat deze aspecten niet goed gestructureerd zijn of niet goed worden gemanaged. Organisaties willen gewoon niet overal verantwoording over afleggen. Een deel laten ze over aan het oordeel van de consumenten, de beurzen en de media. Deze hebben er zo een hele klus aan om hun mening te vormen.
Het managen van integriteit is een grote opdracht en organisaties zijn kwetsbaar op dit punt. Integriteitmanagement is niet gecentraliseerd, het is versnipperd. Tot er verantwoording over moet worden afgelegd. En daar zit ontwikkeling in. Zo wordt er geëxperimenteerd met een ethisch jaarverslag. En er komt een verplichte paragraaf over fraude en corruptie in het accountantsverslag bij de jaarrekening. Een ‘Jaarverslag Integriteit’ is nog ver weg maar organisaties communiceren meer en meer gestructureerd over hun integriteitsmanagement en de uitkomsten daarvan. Een bron van plezier en discussie. EBBEN Partners schrijft publicaties over de laatste ontwikkelingen, vanuit drie verschillende invalshoeken, platgeslagen: onderzoeken van ongewenst gedrag, managen met softcontrols en integriteit in fusies en overnames.
Het onderwerp ongewenste omgangsvormen heeft zich in een aantal jaren van een #metoo-tweet ontwikkeld tot een perfect storm waarbij de geest in de afgelopen maanden definitief uit de fles lijkt. De onthullingen en schandalen buitelen over de voorpagina’s. Zomaar een greep: The Voice, Ajax, Volt en Jan Fabre bij onze zuiderburen. Als onderzoeker die de afgelopen 15 jaar talloze onderzoeken naar ongewenst gedrag heeft gedaan, vallen mij een paar zaken op. Wat het meest in het oog springt is dat iedereen een mening over dit onderwerp lijkt te hebben, er deskundig over is en dit ook nog eens in het openbaar wil etaleren. In talkshows, krantenartikelen, opiniestukken en columns worden de schandalen ontleed, de slachtoffers tentoongesteld en de beschuldigden terechtgesteld. Zodra het nieuwe eraf is, trekt de karavaan door en blijft er een smeulend slagveld achter, doordrenkt met het leed van de mensen die betrokken zijn geweest bij het drama. En dat zijn er vaak nogal wat.
In de werksituatie, waar veel voorvallen van ongewenste omgangsvormen zich afspelen, blijkt de impact op de omgeving veel groter dan bijvoorbeeld in geval van fraude. Ook het thuisfront van klagers en beklaagden krijgen een tik van de molen mee. Hier zit het eerste pijnpunt. Bij zowel opdrachtgevers als bij veel media bestaat het waanidee dat transparantie over ongewenst gedrag, het onderzoek daarnaar en de afhandeling ervan het hoogste goed is. Dat is zelden het geval. Waar denkt u aan als u aan Monica Lewinski denkt? Juist. En daar komt ze nooit meer van af. Voor alle partijen is een veilige omgeving vaak het beste, waarin iedereen zich vrij voelt om zijn of haar verhaal te doen en er misschien ook nog iets als heling mogelijk is.
Een tweede misvatting is dat de beste en enige weg om het probleem van ongewenste omgangsvormen wordt aangepakt die van gedragsverandering van hele bevolkingsgroepen is. Uiteraard is dat op lange termijn het doel, maar in de tussentijd is het in veel gevallen gewoon nodig om uitwassen aan te pakken. En dat kan alleen als er meldingen worden gedaan. John de Mol kreeg alle vrouwen van zijn bedrijf over zich heen, met in het kielzog de hele natie, toen hij in het programma Tim Hofman zei dat vrouwen het wel moesten melden, omdat hij anders niets kon doen. Dat was een typisch geval van de goede opmerking op het verkeerde moment. In de uitzending waar hij zat paste het eigenlijk alleen maar om empathie te tonen en te zeggen dat hij dit tot op de bodem ging uitzoeken. Zijn opmerking, die ernaar hintte dat ook slachtoffers van ongewenst gedrag eigenaarschap moeten nemen en dit in openheid moeten melden, voelde op dat moment als zout in de wonde, maar is in de kern correct. Er ligt hier wel een belangrijke rol voor werkgevers om de routes van meldingen te faciliteren en een veilige omgeving te bieden waarin het doen van meldingen en het uitvoeren van zorgvuldig onderzoek niet wordt belemmerd door de angst van de potentiële melder om beschadigd te worden.
De derde averechtse reflex die zich vaak aandient is die van juridisering. Er lijkt een beeld te bestaan van een zwart-wit werkelijkheid, waarbij er slachtoffers zijn en daders, en het is klip en klaar wie er in welke categorie hoort. Dit kwam nog wel het meest aan het licht bij de keuze van ITV, de nieuwe eigenaar van The Voice, om een Zuidas-kantoor het onderzoek naar de signalen van ongewenst gedrag, waaronder seksuele intimidatie, te laten onderzoeken. Degene die denkt dat ongewenste omgangsvormen een primair juridisch probleem is, met een digitaal antwoord van schuld en onschuld, wens ik veel succes met de oplossing ervan. Vaak vindt er in het juridische domein alleen verdere polarisering plaats – zie Volt. En – extreme voorbeelden daargelaten – dat is niet de weg. Het gaat over het gedrag van mensen in een bepaalde context, en wisselende onderlinge posities en afhankelijkheden. Met andere woorden: het gaat over ‘complexe interactieve processen’. Er is geen lineaire verklaring van a doet b tegen c en daarom d. Als ik lees dat een man een foto van zijn geslachtsdeel naar een vrouw stuurt, denk ik natuurlijk ook: Wat lijkt me dat vervelend voor die vrouw (als ze er niet van gediend is), en waarom doe je dat nou? Maar ook: wat zou er in de tien appjes staan die daaraan voorafgaan en die erna komen? Niet om de vrouw de schuld te geven, maar wel om een verklaring te vinden die er misschien toe kan leiden dat de één begrijpt dat je daar de ander de stuipen mee op het lijf kunt jagen en dat de ander begrijpt dat de intenties anders kunnen zijn (ontstaan) dan wat je daar in eerste instantie over zou denken. Alleen door er zo naar te kijken, ontstaat de mogelijkheid dat men ervan leert en dat er iets van hersteld vertrouwen kan groeien. Dat geldt voor zowel de melders als de beklaagden. Het is namelijk niet zo dat melders alleen maar geholpen zijn bij het straffen c.q. vertrek van de beklaagde. De kernvragen zijn eerder of zij zich gehoord voelen en of de organisatie de kans gehad heeft lering te trekken uit het voorval.
De laatste observatie gaat over het opdrachtgeverschap. Kennelijk bestaat de indruk bij sommige mensen dat er een snelle oplossing bestaat als zich een signaal van ongewenst gedrag voordoet. Op dat moment zien we vaak een misplaatste perceptie van haast ontstaan. Een situatie die zich vaak gedurende lange tijd ontwikkelt en al jaren voortduurt, moet nu ineens in anderhalve week onderzocht en afgehandeld worden, liefst in breed comité of door een klachtencommissie. Zorgvuldigheid en een rustige, voorspelbare onderzoeksomgeving zijn de kinderen die dan met het badwater worden weggegooid. In de praktijk blijken dergelijke onderzoeken met daarop volgende besluitvorming een doorlooptijd van meerdere maanden te hebben en grote zaken langer.
Wat zijn dan wel de goede uitgangspunten bij een onderzoek naar ongewenst gedrag? Dat begint bij de organisatie waar het gedrag zich heeft afgespeeld. Bij veruit de meeste onderzoeken naar ongewenst gedrag blijkt er geen sprake te zijn van een duidelijke route om ongewenst gedrag te melden. Als er al een signaal naar het bevoegd gezag doorsijpelde, bleef niemand op zijn eigen mat staan. Organisaties moeten af van het idee van klachtencommissies, die een enorme barrière oproepen om de zaak aanhangig te maken. Van tevoren moet duidelijk zijn wie wat oppakt en wat daarin de verantwoordelijkheden zijn en welke communicatieafspraken er worden gemaakt. Maar vooral wanneer er níet wordt gecommuniceerd. De kwaliteit van een onderzoeksproces heeft er baat bij als er een rustige, vertrouwelijke omgeving bestaat waarin iedereen zijn en haar verhaal kan doen. Dat leidt er ook nog eens toe dat er minder snel gejuridiseerd wordt. Dit opent de weg die in het gros van de gevallen gemist wordt, maar wel mogelijk zou zijn geweest: de weg van toegenomen begrip, hersteld vertrouwen en aanpassing van houding en gedrag in de toekomst.
Bij elke fusie of bedrijfsovername speelt het due diligence-onderzoek of verificatieonderzoek een cruciale rol. Als koper heb je bovendien een onderzoeksplicht. De tijd ligt inmiddels lang achter ons, dat dit onderzoek zich voornamelijk toespitste op een financieel en fiscaal boekenonderzoek. Het is zaak dat er naar alle – met de transactie samenhangende – risico’s wordt gekeken. De dienstverlening rond dit onderzoek wordt in vakjargon ook wel Transaction Services (TS) genoemd.
De meeste professionele dienstverleners en partijen die zich met TS bezighouden, brengen dagelijks de operationele en financiële risico’s rond een transactie in kaart. Veelal aangevuld met specialistische kennis van andere partijen op het gebied van pensioenen, fiscaliteit, juridische, IT en ESG (Environment, Social and Governance) aspecten.
1. Verplichting voor financiële ondernemingen
Afgezien van eventuele aansprakelijkheidsrisico’s heeft De Nederlandse Bank (DNB) het verplicht aan financiële ondernemingen, zoals banken, verzekeraars, betaalinstellingen en trustkantoren, op systematische wijze en periodiek een analyse te maken van de integriteitsrisico’s. Hiermee dient men te voldoen aan de regelgeving in de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet 1977 (SW). Integriteit is naast soliditeit bovendien een voorwaarde voor een gezond financieel stelsel. Het meenemen van een integriteitsrisico-analyse bij een (MKB-) bedrijfsovername in een due diligence-onderzoek, is echter niet vanzelfsprekend en niet aan wetgeving en verplichting onderhevig.
2. Vaststellen voordelen en verplichtingen targetbedrijf
Integriteitsonderzoek dient te vallen onder de doelstelling van een due diligence-onderzoek. Hierbij gaat het erom te achterhalen wat de voordelen en verplichtingen van een over te nemen targetbedrijf zijn, door een gedegen onderzoek uit te voeren naar alle relevante bedrijfsaspecten uit het verleden, heden en voorspelbare toekomst, met de nadruk op risico’s die afbreuk doen aan eerlijkheid, oprechtheid en onkreukbaarheid.
Belangrijk hierbij is van tevoren vast te stellen welke zekerheid het due diligence-onderzoek kan en moet bieden teneinde te komen tot een verantwoord investeringsbesluit. Het betekent dat van te voren vastgesteld moet worden wat de reikwijdte, aard en diepgang van het onderzoek moet zijn.
De waarde van bepaalde activa is bijvoorbeeld doorgaans concreter te bepalen dan de ‘kwaliteit van het management’, laat staan het kwantificeren van een CO2-footprint en / of de mate van integriteit van de onderneming en haar vertegenwoordigers jegens leveranciers of naar personeel of over de keuze om in bepaalde landen wel of geen zaken te doen.
Wij constateren dat integriteitsrisico’s bij een overnametransactie in bepaalde gevallen te makkelijk over het hoofd worden gezien. Integriteitsrisico’s zijn risico’s die afbreuk doen aan eerlijkheid, oprechtheid en onkreukbaarheid. In dit artikel staan wij stil bij de aandacht die benodigd is voor de integriteitsrisico’s binnen het due diligence onderzoek, zoals wij die toepassen indien dit dienstig is aan het overnameproces. Wij laten – hoe belangrijk ook – het “standaard” DD werk zoals wij dit ook uitvoeren in samenwerking met bijvoorbeeld accountants, fiscalisten en juristen in dit artikel buiten beschouwing.
De ervaring leert dat het adagium geldt: “De put wordt pas gedempt, als het kalf is verdronken”. En “Als je niets ziet, is er ook niets aan de hand”. Voorbeelden van integriteitsrisico’s zijn betrokkenheid bij witwassen, fiscale fraude, interne en externe fraude, corruptie, terrorismefinanciering en belangenverstrengeling. Het niet goed managen van dergelijke risico’s kan leiden tot ernstige reputatieschade of bedreiging van vermogen of resultaat van een onderneming, zowel bij de target- alsook bij de overnemende partij.
EBBEN Partners houdt zich onder meer bezig met complexe due diligence onderzoeken waarbij verder wordt gegaan dan het aflopen van de “standaard” risico checklists bij een fusie of een overname. Wij zullen twee praktijkvoorbeelden uitlichten.
In de casus van het “krimpende klantenbestand” van het targetbedrijf heeft de opdrachtgever, een grootaandeelhouder van een consultancybedrijf aan EBBEN verzocht om na de transactiedatum een onderzoek te doen naar de toedracht van een op het oog krimpend klantenbestand. Het klantenbestand was een belangrijk onderdeel van de transactie omdat het bedrijf afgezien van de kennis en de expertise van haar medewerkers voor een belangrijk deel afhankelijk was van de (eveneens op het oog) jarenlange trouwe klantenrelaties.
Na de transactiedatum plaatste de opdrachtgever verschillende vraagtekens bij de ontwikkeling van het klantenbestand en de teruglopende bedrijfsresultaten. De opdracht aan EBBEN was daarom om op basis van de beschikbare data te onderzoeken of en in hoeverre (ex-)medewerkers van het consultancybedrijf voor de transactie bezig waren geweest om het klantenbestand te beperken. De klanten raakten ontevreden door toezeggingen van een aantal (ex-)medewerkers die niet konden worden nagekomen. Dit gevoel van ontevredenheid werd vergroot toen bleek dat de toezeggingen door deze medewerkers werden afgedaan met loze beloftes. Hierop hebben wij met behulp van de digitale tools die tot onze beschikking staan diverse laptops en e-mailboxen onderzocht en geanalyseerd. Wij konden hierdoor voor de opdrachtgever het relevante feitenrelaas reconstrueren. Het gevolg is dat de advocaat van de opdrachtgever hierdoor kon adviseren over de vraag of en in hoeverre eventuele schade aan de kant van de opdrachtgever verhaald kan worden op de personen die een rol hebben gespeeld bij het beperken van het klantenbestand ten tijde van het overnameproces.
De vraag in hoeverre een klantenbestand zo betrouwbaar is als ten tijde van een transactie werd gepresenteerd, is een van de elementen die tijdens een gespecialiseerd due diligence onderzoek naar voren worden gebracht.
In de casus “screening van zakelijke relaties” heeft de opdrachtgever, een middelgroot handelsbedrijf, ons gevraagd om een onderzoek te doen naar de integriteitsrisico’s aan de kant van een targetbedrijf wat zij op korte termijn over zou willen nemen. Afgezien van de elementen die doorgaans in de meeste due diligence onderzoeken worden betrokken, hebben wij de opdrachtgever in deze casus gerust kunnen stellen.
Wij hebben in deze casus een onderzoek verricht naar de leveranciers van het targetbedrijf, de bestuurders en de grotere (beursgenoteerde) klanten. Met behulp van een uitgebreid open bronnen onderzoek, een onderzoek in de nationale en internationale databases voor geldende jurisprudentie, onderzoek op het gebied van bijvoorbeeld sociale media en interviews, zijn een aantal cruciale vragen van de opdrachtgever door ons beantwoord. Denk daarbij aan vragen als: welke integriteitsrisico’s bestaan er ten tijde van een eventuele overname? In hoeverre dient het overnemende handelsbedrijf hier separaat acties op te ondernemen? En indien onverhoopt sprake is van integriteitsrisico’s waar het bedrijf aan kan worden blootgesteld, zijn deze beheersbaar of aanvaardbaar?
Het allerbelangrijkste is dat de opdrachtgever van een dergelijke gespecialiseerde due diligence zicht krijgt op het bestaan van integriteitsrisico’s zodat hij in staat wordt gesteld om hier op een verantwoorde manier mee om te kunnen gaan.
Kortom, het niet goed managen van integriteitsrisico’s kan leiden tot ernstige reputatieschade of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van een onderneming. Ondanks dat er geen dwingende wetgeving van toepassing is bij DD-werk in de overnamepraktijk, is het advies om in ieder geval het onderwerp mee te nemen op de “checklists” van een due diligence bij een bedrijfsovername.
Samenwerken of sparren over de mogelijkheden? Wij horen graag van je. Neem dan contact op met een van onze specialisten:
Weten medewerkers wat er van hen wordt verwacht? En handelen ze daarnaar? Zijn er geen tegenstrijdige belangen binnen de organisatie? Eilandjes, verkokering. Of spelen er tegenstrijdige belangen tussen medewerker en werkgever? Medewerkers die de kantjes ervan aflopen of juist medewerkers die zich in de kijker willen spelen bij het management. Hoe zorg je ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan? Namelijk richting de klant!
Dit artikel pretendeert niet compleet te zijn. Er zijn boeken vol geschreven met managementtheorieën. EBBEN kan u wel enkele ideeën aanreiken die u vandaag al kunt toepassen in de organisatie. We lichten er drie toe:
Medewerkers moeten de waarden en normen van de organisatie kennen: wat willen we bereiken, wat mag wel en wat mag niet. Hoe duidelijker het voor medewerkers is wat er van hen wordt verwacht, des te beter kunnen zij daar naar handelen. Als de verwachtingen niet duidelijk zijn bestaat het risico dat medewerkers hun eigen gang gaan. Dan vullen ze zelf in hoe ze hun werk het beste kunnen doen zonder wellicht precies te weten met welk doel ze het doen, welke rol zij spelen in de bedrijfsprocessen en welke risico’s het bedrijf loopt als processen niet worden gevolgd.
De balans moet niet doorslaan naar te veel regeldrift. Regeltjes worden al gauw een doel op zich. Als medewerkers begrijpen waarom ze iets moeten doen, als het realistisch is en als ze weten welke middelen ze daarvoor kunnen gebruiken, dan zullen ze vaak het juiste doen en worden de procedures zelf minder belangrijk. Videoboodschappen, een introductietraining, een bedrijfspresentatie en een nabespreking van succesvolle (of minder succesvolle) projecten dragen hieraan bij.
Niets is schadelijker dan dat het management zegt dat ze iets belangrijk vindt, maar zelf iets anders doet. Duurzaamheid belangrijk vinden, maar zelf alle lichten laten branden of alle e-mails uitprinten. Interne controle belangrijk vinden, maar zelf tijdens een gesprek met een medewerker nog even die stapel facturen paraferen. De klant centraal stellen, maar toch de kwaliteit van de producten verlagen om de winst voor de aandeelhouder te verhogen. Waarom zouden medewerkers doen wat er van hun wordt verwacht als het management van mening is dat de regels niet voor hen gelden? Dan verliezen de medewerkers hun respect voor de leiding en wordt er niet meer geluisterd maar wordt het gedrag van het management gekopieerd.
Wanneer ervaren medewerkers dilemma’s? Hebben medewerkers betere ideeën over de wijze waarop doelen kunnen worden bereikt dan de leiding van de organisatie? Begrijpen medewerkers waarom de organisatie linksaf is gegaan terwijl het in hun ogen logischer was geweest om rechtsaf te slaan? Door in gesprek te gaan met medewerkers voelen zij zich gehoord en zijn ze betrokken bij de onderneming. Dit zal in veel gevallen leiden tot gemotiveerde medewerkers die beter in staat zijn om te doen wat er van hun wordt verwacht. Op die manier wordt integriteit een gedeelde verantwoordelijkheid en niet iets dat wordt afgeschreven op één persoon binnen de organisatie. Afdelingsoverleggen, lunchbijeenkomsten, trainingen en dilemmasessies zijn hiervoor zeer geschikt.
Bij veel bedrijven ligt de nadruk nog steeds op de hard controls. Echter om een goede risicobeheersing te realiseren is een goede mix van hard en soft controls noodzakelijk. De drie bovengenoemde ideeën zijn slechts enkele van de zachte factoren, beter bekend onder de term soft controls, die kunnen ondersteunen bij het realiseren van doelen van het bedrijf. EBBEN beschikt over methoden en technieken om soft controls in beeld te brengen en toe te passen in uw organisatie.
Afleiding door prestigeprojecten en grote geldbedragen ligt op de loer. De meeste bestuurders en toezichthouders beseffen zich goed dat dit soort misstanden ook bij hun woningcorporatie kunnen voordoen en dat zij hiertoe een verantwoordelijkheid draagt om de frauderisico’s te beheersen (Principe 5 van de Governancecode Woningcorporaties 2020). Het bestuur is verantwoordelijk voor goede risicobeheersing en de RvC houdt hierop toezicht. Het gaat daarbij niet alleen om de harde beheersmaatregelen maar ook maatregelen die een beroep doen op het risicobesef en de moraal binnen de corporatie.
Hoe geeft u als bestuurder van een woningcorporatie concreet invulling aan frauderisicobeheersing? Hoe zorgt u ervoor dat fraude of corruptie tijdig wordt ontdekt en in de kiem wordt gesmoord? Welke acties neemt u als bestuurder, als u wordt geconfronteerd met ernstige vermoeden van fraude of corruptie die serieuze impact heeft op de woningcorporatie? Welke rol speelt u als commissaris als het gaat om frauderisicobeheersing? Hoe weet u dat het bestuur de fraude- en corruptierisico’s beheerst? Hoe stelt u vast dat het bestuur zelf niet fraudeert? En als het bestuur zich daaraan schuldig maakt, welk stappenplan volgt u dan, als (lid van) het toezichthoudend orgaan van de woningcorporatie?
Het zijn relevante vragen voor elke bestuurder en commissaris. Uiteraard in het belang van de woningcorporatie, maar ook omdat het voortvloeit uit de wettelijke verplichting in brede zin van bestuurders die tegenover de woningcorporatie gehouden zijn tot een behoorlijke vervulling van hun taken. En uit de wettelijke verplichting van commissarissen, om in het belang van de woningcorporatie toezicht te houden op het beleid van het bestuur. Het beheersen van risico’s is één van de pijlers van goed bestuur en toezicht, en dit geldt uiteraard ook voor frauderisico’s.
Een best practice die ook door het NBA in een notitie wordt ondersteund, is dat het bestuur zorgdraagt voor periodieke trainingen fraudebewustzijn voor haar werknemers en bestuurders, de inhoud van deze training baseert op de resultaten van een frauderisicobeoordeling en de training afstemt op de behoeften van de afzonderlijke functies binnen de organisatie. Vanzelfsprekend dient het bestuur wel de deelname aan de training door de werknemers en de bestuurders en de kwaliteit van de training fraudebewustzijn te monitoren. Tenslotte neemt het bestuur kennis van fraude incidenten bij soortgelijke organisaties, en stelt zich de vraag: Kan dit ook bij ons gebeuren?
Het toezichthoudend orgaan houdt toezicht op het periodiek verzorgen van de kwalitatieve training(en) fraudebewustzijn door het bestuur voor de werknemers en de bestuurders. Deze training dient passend te zijn bij de aard, omvang en complexiteit van de organisatie.
Interesse om hierover verder te praten? Wim Getkate is forensisch accountant bij EBBEN Partners. Hij helpt organisaties en accountants op het gebied van fraudeonderzoek en frauderisicomanagement. Cosmo Schuurmans, Partner, is registeraccountant en is jarenlang bij een van de ‘big four’ actief geweest in de woningcorporatie-/ vastgoedsector. Naast de controle van jaarrekeningen adviseerde Cosmo organisaties op het gebied van risicomanagement en interne beheersing en onderzocht hij de risico’s en de meerwaarde van voorgenomen fusies bij woningcorporaties.
De oplichters vangen je in een web van listige kunstgrepen waar je – eenmaal ingestapt – niet zomaar uit komt. Wil je je investering terughalen? Dan zul je eerst een flinke aanbetaling moeten doen. En daar stopt het niet. De oplichters willen je zo lang mogelijk aan het lijntje houden, want op het moment dat je beseft dat je wordt opgelicht, dan stort het kaartenhuis in elkaar. Je investeringen zijn al lang weg en je persoonlijke gegevens liggen op straat.
Dan ontwikkelt zich een tweede fase en wordt je een aantal weken later benaderd door een nieuwe partij. Deze organisatie zou de oplichters op het spoor zijn gekomen en hebben je eerdere investering veiliggesteld! Je moet alleen wel snel handelen, want zonder aanbetaling kunnen ze de investeringen niet langer voor je vasthouden. Er wordt ingespeeld op je emotie en zonder dat je hier lang bij stil staat voldoe je de aanbetaling en val je terug in het web van de oplichters.
Tegenwoordig gaan oplichters geraffineerd te werk. Ze hebben professioneel ogende websites, gebruiken gespoofde e-mailadressen en de inhoud van de e-mails ziet er vaak serieus uit door stempels en logo’s van een toezichthoudende instantie, bank of andere gerenommeerde partij.
Door een gebrek aan kennis bij het algemene publiek bestaan er een aantal misvattingen, onder andere dat men denkt dat transacties via cryptocurrency, in tegenstelling tot transacties via de bank onnavolgbaar zijn. Dit is onjuist. Elke oplichter laat sporen achter en met de juiste middelen en tools kunnen deze sporen in kaart worden gebracht. Forensisch onderzoek in dergelijke oplichtingszaken is gecompliceerd, maar kansloos is het zeker niet!
In samenwerking met de opsporingsdiensten onderzoekt EBBEN of er nog cryptocurrency te verhalen zijn. Ook maken wij via de relevante opsporingsdiensten contact met de handelsplatforms. Als de cryptocurrency via hun platform zijn verhandeld, dan is er een account aan gekoppeld. Vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn deze Europese platformen verplicht om de persoonsgegevens van de accounthouder bij te houden. Wanneer wij de eigenaar van de wallet identificeren, dan kan via een civiele route de waarde van de cryptocurrency verhaald worden.
EBBEN gebruikt de best-passende methodes en beschikbare toolings, afhankelijk van de kernmerken van elk individueel onderzoek. Onderzoeken op het gebied van cryptocurrency kunnen worden ondersteunt met toolings die bijvoorbeeld inzicht geven in het Darkweb, Blockchain of andere online openbare bronnen bijvoorbeeld Chainanalysis , ScoreChain en Elliptic. Met slimme technologie kan verdacht gedrag worden gedetecteerd en relevante informatie worden verzameld in een lopend onderzoek. Ook zijn er organisaties, zoals het Groningse Web-IQ, die het Darkweb in kaart brengen en met hun AVG-proof open source intelligence producten opsporingsdiensten, onderzoeksbureaus en financiële instellingen helpen met het detecteren en het onderzoeken van witwassen en fraude.
Door ons dagelijks werk, waarin wij elke dag worden geconfronteerd met nieuwe en steeds innovatievere wijzen waarop fraudeurs te werk gaan, kan EBBEN u goed van dienst bij forensisch onderzoek.
Drie voorbeelden, gevolgd door een synthese:
Centraal hierbij staat telkens de geloofwaardigheid van degenen die opdracht geven tot het onderzoek en van degenen die het onderzoek uitvoeren: kan er überhaupt een objectief rapport uit voortkomen?
De term ‘onafhankelijk onderzoek’ zou moeten worden bewaard voor de omstandigheden die een objectief rapport kunnen opleveren. Daarin zijn zowel de opdrachtgever als de onderzoeker onafhankelijk van de betrokken partijen.
De onafhankelijke onderzoeker moet beoordelen of hij of zij zelf een belangenconflict heeft en tevens of er sprake is van ‘goed opdrachtgeverschap’. Dit om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever voldoende onafhankelijk is om zichzelf, het onderzoek en de onderzoeker niet te compromitteren.
De laatste tijd verschijnen opmerkelijk veel voorbeelden in het nieuws van de grote afhankelijkheid van toeleveranciers. Seizoen- en evenementgebonden producten kwamen te laat aan als gevolg van het stranden van het containerschip Ever Given in het Suezkanaal. Nieuwe auto’s konden niet worden afgebouwd door chiptekorten. Een nieuwe fiets kopen? Over een halfjaar bent u weer aan de beurt, want dan (pas) is de benodigde voorraad onderdelen weer op peil. Het zandtekort wordt nog eens versterkt door de productie van vaccinflesjes.
In het Verenigd Koninkrijk kon McDonalds geen milkshakes meer verkopen vanwege een tekort aan vrachtwagenchauffeurs. Datzelfde tekort leidt er toe dat de bevoorrading van tankstations stagneert. Gevolg is dat mensen massaal brandstof zijn gaan ‘hamsteren’. Dan is er natuurlijk ook de mogelijkheid dat een toeleverancier failliet gaat. Welke gevolgen kan dit hebben en heeft u hier goed zicht op?
Voor sommige organisaties geldt dat het grootste deel van het inkoopvolume geleverd wordt door een (zeer) beperkt aantal leveranciers. De afhankelijkheid van die leveranciers is daarmee groot. Fluctuaties in beschikbaarheid, levertijd, prijs en kwaliteit van de bij die leveranciers afgenomen goederen en diensten kunnen daardoor direct van invloed zijn op de eigen bedrijfsvoering.
Het loont dan ook om een analyse te maken van de afhankelijkheid van leveranciers. Een dergelijke analyse kan bijvoorbeeld worden gemaakt op grond van de crediteurenadministratie. Breng op basis van de crediteurenadministratie per leverancier onder meer het inkoopvolume, het aantal facturen, en de frequentie van facturen in kaart. Op deze manier ontstaat al een eerste beeld van de leveranciers met wie een intensieve relatie bestaat.
Maar ook een inventarisatie van de leveranciers die uitsluitend betrokken zijn bij de primaire bedrijfsprocessen levert bruikbare inzichten op. Zijn er leveranciers die exclusief verantwoordelijk zijn voor de levering van cruciale onderdelen of diensten? Dan is het het overwegen waard om een tweede leverancier te zoeken die deze cruciale onderdelen of diensten ook kan leveren.
Ook is het lonend om bij het aangaan van een relatie met leveranciers een screening van die leverancier uit te (laten) voeren. Zijn er wellicht signalen die het risico dat die leverancier niet kan waarmaken wat wordt beloofd (groot) aanwezig is? Er zijn verschillende hulpmiddelen beschikbaar waarmee ook gezocht kan worden op zogenoemde ‘bad press’ van partijen.
Het inventariseren van risico’s ten aanzien van de leveringszekerheid van leveranciers kan onderdeel zijn van Supplier Relationship Management (SRM). Daarnaast kan het monitoren van de naleving van afspraken met leveranciers of het toetsen van de kwaliteit van de geleverde goederen en diensten ook onderdeel zijn van SRM.
Het doel van het inventariseren van de risico’s is het voorkomen van verstoring van de eigen bedrijfsvoering. In het geval van de Ever Given was verstoring van de bedrijfsvoering van partijen die afhankelijk waren van de goederen op de Ever Given wellicht niet te vermijden. En bij grote vraagstukken als een tekort aan vrachtwagenchauffeurs of een tekort aan chips is het ook lastig om hierop te anticiperen. In veel gevallen kan actieve monitoring van leveranciers er echter wel voor zorgen dat de continuïteit van de eigen bedrijfsvoering niet in het geding komt als de continuïteit van een leverancier wel in het geding is.
Wilt u meer informatie? Of wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie om het risico van kritieke toeleveranciers te beperken? Kijk dan op de website van EBBEN. Of neem contact op met één van onze specialisten:
De film ‘Catch me if you can’ gaat over het leven van voormalig meesteroplichter Frank Abagnale jr. die zich voordeed als piloot, arts en advocaat. Zonder daarbij over de juiste papieren te beschikken en met behulp van vervalsingen. Ook pleegde hij fraude. Zijn ervaring zet hij nu in bij de FBI om oplichters juist te ontmaskeren. Van Abagnale is de uitspraak ‘If you believe you have a foolproof system, you’ve failed to take into consideration the creativity of fools.’
In de onderzoeken die EBBEN uitvoert komt de creativiteit van mensen die frauderen met facturen met enige regelmaat langs. Vaak zijn vervalste facturen een onderdeel van die creativiteit. Op deze plek gaan wij in op een aantal fraudecases waarbij facturen een belangrijk onderdeel vormden van de werkwijze van de fraudeur. Ter lering voor iedereen die wel eens een factuur moet beoordelen. Of voor iedereen die geïnteresseerd is in de ‘creativity of fools’.
Grofweg biedt het ‘instrument’ factuur de volgende mogelijkheden (al dan niet in combinatie):
Voor de hier vermelde mogelijkheden geldt dat daarbinnen weer vele varianten mogelijk zijn.
De processen rondom de verwerking en betaalbaarstelling van facturen zijn vaak omgeven met een stelsel van beheermaatregelen. Denk aan vier-ogen-principes; het ‘afstempelen’ of oormerken van betaalde facturen; het matchen van facturen met uitgegeven inkooporders; het voorafgaand aan de betaling laten goedkeuren van facturen et cetera. Desondanks komen met regelmaat in de media verhalen naar voren waarbij facturen een belangrijke rol hebben gespeeld bij gepleegde fraudes. De wijze waarop creatief kan worden omgegaan met facturen is eigenlijk onbeperkt.
Laten we enige voorbeelden bekijken uit een bijna onuitputtelijke reeks.
Meer factureren dan er is geleverd. Soms is dit puur bedoeld om geld te onttrekken aan een onderneming. Soms zit er een breder verhaal achter.
Zoals bijvoorbeeld bij een handelsonderneming die veel zaken deed met partijen uit landen uit het continent Afrika. Van één van de partijen waaraan goederen werden verkocht ontving de onderneming het verzoek of men extra regels (een opslag van 10%) op alle facturen wilde vermelden. De opslag werd ook daadwerkelijk door de afnemende partij betaald. De afnemer creëerde op deze manier een ‘potje’ bij de handelsonderneming in Nederland. De opgebouwde stand van het ‘potje’ werd met regelmaat onderling afgestemd aan de hand van saldobevestigingen. Periodiek ontving de directeur van de handelsonderneming dan het verzoek om vanuit het opgebouwde ‘potje’ facturen te betalen namens de afnemer. Hoewel de handelsonderneming redenen had om mee te werken aan deze vorm van alternatief bankieren, was dit een traject met diverse grote (witwas)risico’s.
Door bijvoorbeeld een projectbegroting of inkooporder op te hogen kan ruimte ontstaan om factuurbedragen op te hogen. Door vervolgens meer te factureren dan werkelijk aan goederen of diensten is geleverd, wordt een ‘potje’ aan overwinst gecreëerd. Dit potje kan op een later ogenblik worden verdeeld dan wel toegedeeld. Dit was een werkwijze die tijdens de behandeling van de rechtszaken in het kader van de vastgoedfraude aan de Zuidas (de zaak ‘Klimop’) duidelijk aan het licht is gekomen.
Bij het ‘ophogen’ van factuurbedragen is (gebrek aan) creativiteit van de fraudeur de enige beperking. Het ophogen kan bijvoorbeeld door het op de factuur vermelden van hogere (uur)tarieven, niet geleverde uren/diensten, ingehuurde derden en/of grotere aantallen van gewerkte uren dan werkelijk besteed. Zeker wanneer vooraf al de budgetten of inkooporders zijn opgehoogd is het vaak lastig om de legitimiteit van gefactureerde bedragen vast te stellen.
Uit een rechtszaak uit 2006 volgt dat verhoogde facturen ook kunnen samenhangen met kick-backs of steekpenningen. De rechtszaak ziet op een casus waarbij een school een ‘medewerker technische dienst’ had ingehuurd. Deze medewerker maakte afspraken met een leverancier om allereerst offertes op te hogen en om vervolgens het opgehoogde offertebedrag ook daadwerkelijk te factureren. Uit de uitspraak [ECLI:NL:RBLEE:2006:AZ3601] volgt dat de rechtbank bewezen achtte dat facturen, na onderling contact tussen de verdachten, met opzet werden opgehoogd. Dat ging als volgt.
Een leverancier van een school stuurde offertes naar het huisadres van een door de school ingehuurde medewerker. Deze kon zelfstandig opdrachten verstrekken. De leverancier stuurde de offertes naar het privé-adres van de door de school ingehuurde medewerker. In onderling overleg kwamen beiden vervolgens tot een verhoging van de offertes. De opbrengst van de naar aanleiding van de offertes opgestelde verhoogde facturen werd onderling verdeeld.
Uit de uitspraak volgt ook dat de leverancier heeft verklaard dat het ophogen van de facturen in onderling overleg geschiedde en dat de helft van het verschil tussen de reële factuur en de opgehoogde factuur contant werd uitbetaald aan de technische man van de school. De correspondentie met betrekking tot het ophogen van de facturen liep via diens privé-adres. In totaal werd door de school bijna € 100.000 teveel betaald.
Stel dat geld is verkregen door factuurbedragen op te hogen. Wat is dan één van de methodes om dat geld te ‘verdelen’ onder de personen die bij een dergelijke fraude betrokken waren? Het antwoord laat zich in dit kader gemakkelijk raden: door onderling ook weer facturen te sturen. Weinig concrete omschrijvingen als ‘Advies conform afspraak’, ‘Aan u geleverde diensten’, ‘Interim-management’ en ‘Consultancy werkzaamheden’ zijn vaak terug te vinden op dergelijke facturen.
wees alert op de ‘diverse werkzaamheden conform afspraak’
Deze algemene, weinig specifieke factuuromschrijvingen zijn ook aan de orde geweest in een rechtszaak uit 2012 [ECLI:NL:RBUTR:2012:BV6098]. Beknopt weergegeven volgt hieruit het volgende.
Een eigenaar van een failliete onderneming werd door de curator voor € 800.000 aansprakelijk gesteld. Om inkomsten aan het zicht van de curator te onttrekken richtte deze man samen met iemand anders een nieuwe onderneming op. Hij liet zich via de kas van deze onderneming contant uitbetalen. Ter verantwoording werd (op aangeven van de boekhouder) een constructie bedacht waarbij sprake was van betaling op basis van fictieve facturen.
Uit de uitspraak volgen de volgende algemene (weinig specifieke) formuleringen die op de fictieve facturen werden gehanteerd:
Dat de facturen kennelijk van niet al te hoogstaand niveau zijn geweest valt overigens af te leiden uit een verklaring die de zakenpartner van de bij deze casus betrokken hoofdpersoon heeft gegeven over een deel van de facturen: ‘hier trapt toch geen sterveling in?’ En: ‘‘de ene factuur lijkt wel een fotokopie van de andere…’.
Met regelmaat wordt ook gefraudeerd door gebruik te maken van facturen van op het eerste oog reguliere leveranciers, maar met daarop onjuiste gegevens vermeld.
Vaak gaat het hier om fraudeurs die originele facturen weten te onderscheppen en die deze facturen vervolgens namaken met vermelding van andere betaalgegevens. De simpele stap van het controleren of het juist is dat betaalgegevens van een leverancier zijn gewijzigd wordt daarbij blijkbaar toch nog vaak overgeslagen.
Facturen met een ‘nieuw’ rekeningnummer: Vertrouw nooit blindelings een sticker op een factuur.
Periodiek verschijnen in de media berichten over ‘spookfacturen’. Een bekend voorbeeld is een factuur voor een beperkt bedrag die afkomstig lijkt te zijn van de Kamer van Koophandel. Veel bedrijven hebben deze factuur klakkeloos voldaan. In werkelijkheid waren deze facturen niet afkomstig van de Kamer van Koophandel, maar van fraudeurs die binnen korte termijn veel geld incasseerden. Deze werkwijze komt ook voor bij facturen met een flink hoger factuurbedrag.
In januari 2015 ontving het bedrijf X een factuur van, ogenschijnlijk, UPS Parcel Services BV.
Op de factuur was een gele sticker geplakt waarop was vermeld dat het rekeningnummer was gewijzigd. Tot dat moment bestond bij X geen procedure waarin verzoeken tot wijziging van betaalrekeningnummers werden geverifieerd. Evenmin werd bij de betaling van grote bedragen gecontroleerd of het rekeningnummer klopte. Het bestaande rekeningnummer van UPS Parcel Services BV werd daarom in de administratie van X vervangen door het rekeningnummer dat op de factuur met de gele sticker stond.
In een periode van zeven weken heeft X in totaal ruim € 1,8 miljoen overgeboekt naar de ‘nieuwe’ bankrekening. Pas nadat UPS Parcel Services navraag deed naar de betaling van een aantal facturen werd door X ontdekt dat sprake was van fraude. X bleek in de periode van zeven weken telkens bedragen overgemaakt te hebben naar een bankrekening die toebehoorde aan Ups Consultancy. Deze eenmanszaak was, afgaande op het Handelsregister, op 11 december 2014 opgericht. Bij de inschrijving was vermeld dat de eenmanszaak de volgende activiteiten zou verrichten: ‘studiebegeleiding, vorming en onderwijs’ en ‘geven van motivatietrainingen en coaching en begeleiding’
[ECLI:NL:RBAMS:2017:5360]
De kwestie rondom X is niet uniek. Ook onder meer Meubelwarenhuis ABC is slachtoffer geworden van een vergelijkbare fraude. Deze fraude werd op grote schaal en in georganiseerde vorm gepleegd. In 2009 heeft Meubelwarenhuis ABC kort achter elkaar betalingen verricht naar een kort daarvoor in de administratie van Meubelwarenhuis ABC gewijzigde bankrekening. Op 14 juli 2009 (€ 246.441) en op 16 juli 2009 (€ 467.664) zijn de bedragen overgemaakt. De bedragen werden overgemaakt naar de bankrekening van een onderneming die handelde onder de naam Inversco Impex. De betalingen waren eigenlijk bestemd voor een vaste leverancier van Meubelwarenhuis ABC, Inversco/Food Center Amsterdam. Het banknummer van de bestaande leverancier was op grond van een ontvangen brief gewijzigd in het banknummer van de frauderende onderneming. Samen met verschillende andere ondernemingen was Meubelwarenhuis ABC slachtoffer geworden van telkens dezelfde fraudeurs. In totaal hadden de fraudeurs de ondernemingen voor € 1,3 miljoen opgelicht. In alle gevallen was het bankrekeningnummer van een bestaande leverancier, zonder enige verdere controle, gewijzigd in een bankrekeningnummer van de fraudeurs. Overigens zijn ook verschillende andere ondernemingen slachtoffer geworden van dezelfde fraudeurs.
[ECLI:NL:GHARL:2014:5596]
En dan zijn er nog facturen van partijen die nooit echt leverancier zijn geweest. Met regelmaat worden organisaties gewaarschuwd voor ‘spookfacturen’. Op de site van de fraudehelpdesk (fraudehelpdesk.nl) zijn verschillende voorbeelden te zien. Vaak kenmerken deze spookfacturen zich door de relatief lage factuurbedragen en abonnement-achtige constructies, zoals inschrijving in het Handelsregister, een jaarlijks bedrag voor Intellectual Property, een betaling voor registratie van de domeinnaam et cetera.
Omdat de factuurbedragen doorgaans niet hoog zijn, bestaat het risico dat de facturen zonder nadere interne beoordeling, min of meer automatisch, worden betaald. Voor de fraudeurs geldt in dit geval dat de kwantiteit dan alsnog voor een aanzienlijke opbrengst kan zorgen.
Uit de eigen praktijk komt een redelijk brutaal voorbeeld waarbij een medewerker van een crediteurenadministratie van een grote onderneming zelfgemaakte facturen van een verzonnen bedrijf toevoegde aan het betalingsproces. De medewerker werkte voor een internationaal bedrijf waarvan de naam bestond uit twee Engelse namen. De medewerker had een bedrijfsnaam verzonnen waarbij deze namen letterlijk naar het Nederlands waren vertaald en in volgorde met elkaar omgewisseld. Het leek haast een uitnodiging om ontdekt te worden. De medewerker maakte op diens eigen computer relatief eenvoudige facturen met daarop pontificaal vermeld de door de medewerker verzonnen bedrijfsnaam. De facturen bleven telkens onder het grensbedrag waarvan de medewerker wist dat dit bedrag de grens was waaronder facturen min of meer automatisch werden verwerkt.
Een ander voorbeeld betreft een fraudeur die aan de hand van valse facturen betalingen liet verrichten naar de bankrekening van een familielid. De fraudeur had op internet een logo gevonden van een bedrijf met een bedrijfsnaam die dezelfde was als de achternaam van het familielid. Met dat logo waren facturen aangemaakt. Door in de crediteurenadministratie een bestaande crediteur te zoeken en aan te passen die al enige jaren geen facturen meer had ingediend, hoefde de procedure voor het aanmaken van een nieuwe crediteur niet te worden doorlopen.
Lezers met een controle-achtergrond zullen na lezing van de verschillende voorbeelden wellicht aankomen met argumenten dat fraude met facturen eenvoudig te voorkomen is met een deugdelijk stelsel van beheersmaatregelen. Goed ingerichte beheersmaatregelen kunnen het risico op fraude met facturen zeker verkleinen. Maar waar ligt de grens tussen het hebben van een werkbaar proces enerzijds en de zwaarte van de ingerichte beheermaatregelen anderzijds?
In algemene zin zijn de ‘bekende’ beheermaatregelen een zekere een minimale vereiste. Denk dan aan:
Ook data-analyse is een krachtig middel dat kan worden ingezet. Met behulp van data-analyse zijn (afwijkingen van) patronen in de crediteurenadministratie relatief eenvoudig te identificeren. Een plotselinge toename bij de bestedingen aan een crediteur of sterke afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde van een specifieke crediteur kunnen indicaties van onregelmatigheden zijn.
Alertheid van betrokken medewerkers (en bijvoorbeeld de controlerend accountant) en het vergroten van bewustzijn ten aanzien van de mogelijke risico’s zijn ook essentieel.
Alertheid op bijvoorbeeld ‘vage’ factuuromschrijvingen. Of op facturen die op het eerste oog ‘amateuristisch’ overkomen. Maar ook alertheid op verzoeken tot wijziging van een banknummer en zeker bij nieuwe leveranciers. Zijn nieuwe leveranciers ingeschreven in het Handelsregister? Hoe lang? Komt de inschrijving overeen met de gegevens op de facturen?
Er zijn nog veel varianten op het factuur-thema denkbaar. Wat bijvoorbeeld te denken van het laten versturen van een factuur naar de werkgever terwijl de gefactureerde goederen privé zijn afgeleverd. Op hoofdlijnen dekken de vier hier vermelde mogelijkheden om de factuur in te zetten als middel tijdens het plegen van fraude, de lading echter wel.
Dit artikel is geschreven vanuit de gedachte dat het zinvol is om te leren van voorbeelden uit de praktijk. Het artikel is dus geen hoofdstuk uit het ‘handboek van de fraudeur’.
Juist door voorbeelden te delen kan de alertheid worden verhoogd en kan de ‘creativity of fools’ mogelijk (eerder) worden ontdekt.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening neem dan contact een van onze specialisten:
Sommige vormen van fraude worden zo groot dat ze onze maatschappij kunnen ontwrichten. Fenomenen als corruptie, cybercrime, terrorismefinanciering en witwassen hebben dan ook hoge prioriteit bij de Europese lidstaten en organisaties als Europol. Zij stellen vast dat de overheden het niet redden zonder publiek-private samenwerking. Zo benadrukken de Nederlandse overheden, toezichthouders, beleggersverenigingen en beroepsorganisaties van accountants de wenselijkheid van een actievere accountant. De accountancy zit duidelijk in een fraude-stroomversnelling, maar waar mondt de rivier in uit?
Eerst kijken we naar de maatschappelijke betekenis van fraude in de komende jaren. Fraude is een container met een brede variatie in fraudesoorten. Het gaat zeker niet alleen om de vier fenomenen die zijn opgesomd in de inleiding. Ook bedreigend zijn bijvoorbeeld namaak-producten, sabotage van kritische infrastructuur, douane- en accijnsfraude en BTW-carrousels. Elk goed voor een miljardenbusiness. Hoewel de individuele cases vaak nog wel overzienbaar zijn, heeft de gemiddelde accountant hiervan echter een beperkte kennis. En dat zal niet snel veranderen.
Een van de redenen is dat de variatie in fraudesoorten toeneemt en accountants moeite hebben om deze ontwikkeling bij te benen. De overheid vraagt accountants om niet alleen op witwassen te controleren maar ook op terrorismefinanciering. Niet alleen op jaarrekeningfraude te controleren maar ook op corruptie. Cyberrisico’s evalueren. Enzovoorts. Het is niet meer bij te houden omdat het vaak de accountancy-competenties overstijgt. De accountant is weliswaar een poortwachter maar geen alleskunner.
Verder neemt de samenhang tussen fraudesoorten toe. Zo is cybercrime gelinkt aan sabotage van operationele processen, wat weer is gelinkt aan discontinuïteit van bedrijven. Verder is cybercrime gelinkt aan sabotage van kritische infrastructuur, wat weer is gelinkt aan openbare veiligheid. Als je de fraudefenomenen niet in de vingers hebt, kun je de risico’s ervan niet beoordelen. Ondertussen gaat de controleverklaring al lang niet meer alleen over de jaarrekening maar, gezien de continuïteits-veronderstelling, ook over de kansen en gevolgen van een grote fraude of cyber-aanval.
Die continuïteits-veronderstelling was aanvankelijk vooral een middel om de keuze van de waarderingsgrondslag te motiveren. Inmiddels is het een doel op zich om de continuïteit te beoordelen, iets waarvoor de accountant zich buiten zijn comfortzone moet begeven. Dat lijkt onhoudbaar maar de samenleving knijpt door: laat de accountant maar met een oplossing komen.
Inmiddels wordt gesproken over de inzet van forensisch experts voor de beoordeling van de frauderisico’s en ICT-experts voor de beoordeling van de cybercrime-risico’s. Dit is nog niet uitgekristalliseerd maar het biedt de accountant de mogelijkheid om binnen zijn comfortzone te blijven. Verder komt het tegemoet aan de maatschappelijke verwachtingen inzake controlekwaliteit.
Zolang fraude en cybercrime nog de verantwoordelijkheid van de accountant zijn, en hij steun zoekt van forensisch experts en cybercrime experts, moet hij zich wel bijscholen. Maar de rivier lijkt uit te monden in een zee van specialisten, waarvan de accountant er (maar) een is.
Wilt u meer weten over onze dienstverlening neem dan contact een van onze specialisten:
Ons multidisciplinair team bestaat uit consultants, data-experts, registeraccountants, auditors en juristen. Wij zijn gevestigd aan de Nassaulaan 25 in Hilversum.
Als specialist op het gebied van marketing en communicatie geef je binnen het ondersteunende team gestructureerd vorm aan het marketing- en (social)mediaplan van EBBEN. Je werkt nauw samen met twee collega’s en bent gezamenlijk – ieder met je eigen specialisatie − verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het officemanagement binnen EBBEN. Het accent van je werk ligt op het:
Daarnaast geef je samen met je directe collega’s ondersteuning aan de projecten en voer je gezamenlijk andere werkzaamheden op gebied van office management uit. Dit omvat onder meer administratie, het redigeren van offertes, opdrachtbevestigingen en rapporten.
Je hebt minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring op het gebied van marketing en communicatie, je hebt organisatorische vaardigheden, bent creatief, gestructureerd, flexibel en loyaal. Je bewaart het overzicht, schakelt snel en handelt probleemoplossend. Je bent bedreven in projectmatig werken. Kennis van de onderzoeks- en adviesbranche is een pré.
Je hebt gevoel voor stijl en de juiste teamspirit, voelt je betrokken en thuis in een informele, professionele en creatieve omgeving. Je hebt minimaal een hbo werk- en denkniveau, verkregen door opleiding en/of ervaring, bent representatief en dienstverlenend. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal en een goede kennis van Microsoft Office. Je kunt prima zelfstandig werken. Je bent sterk in het regelen en organiseren en stressbestendig bij drukte. Je hebt affiniteit met het werken in een boutique-kantoor. De werktijden zijn, in overleg, flexibel.
Vind je het leuk om persoonlijk kennis met ons te maken? Stuur dan jouw motivatiebrief en cv naar westerhoud@ebbenpartners.nl. Meer informatie over EBBEN vind je op onze website www.ebbenpartners.com.
