Thema Fraude: actueler dan ooit

Bij de risico’s en gevolgen van fraude denkt men vaak direct aan de financiële gevolgen. Een misschien wel groter gevolg van fraude is reputatieschade en zoals we allemaal weten: reputatie komt te voet en gaat te paard. Omdat zelfs een licht vermoeden van fraude kan leiden tot flinke reputatieschade, is preventie essentieel. Maar zelfs alle mogelijke preventiemaatregelen kunnen niet voorkomen dat er fraude-incidenten plaatsvinden. In dat geval moet er onderzoek gedaan worden en passende maatregelen worden genomen. Hoe beter dit gedaan wordt, hoe beter organisaties in staat zijn de schade beperken. Hoe een “beter onderzoek” volgens ons verloopt schetsen wij in dit eerste artikel van een serie artikelen rondom het thema “fraude”.

Vormen van fraude

Fraude komt in veel verschillende vormen en maten voor. Denk bijvoorbeeld aan verslaggevingsfraude, het lekken van informatie, witwassen, verduistering en verschillende vormen van corruptie. Fraude kan door één persoon of meerdere personen gepleegd worden of door een organisatie, en op grotere schaal ook landelijk of zelfs internationaal. Maar hoe kunnen we fraude nu definiëren? Een essentieel kenmerk van fraude is dat er opzet in het spel is. In het beste geval denkt de fraudeur te handelen in het belang van de organisatie, maar hij of zij kan zich daarbij wel schuldig maken aan onrechtmatigheden.

Fraude komt dus in alle vormen en maten voor, in elke bedrijfstak of overheid en met soms verstrekkende gevolgen. EBBEN is gespecialiseerd in fraudepreventie en fraudeonderzoek, voor het bedrijfsleven en de overheid.

In dit eerste artikel gaan wij dieper in op de manier waarop een fraudeonderzoek in de visie van EBBEN verloopt. Wij schetsen de verschillende fasen van een onderzoek. Per fase geven we daarnaast aan hoe wij ons onderscheiden en wat er nodig is voor goed opdrachtgeverschap.

De vijf fasen van een EBBEN fraude onderzoek:

    1. Intake
    2. Vooronderzoek
    3. Onderzoek
    4. Advies
    5. Rapportage

Fase 1: intake, waarom onderzoek?

Onze klanten worden geconfronteerd met fraude. Vervolgens worden zij in een soort draaikolk gezogen door alle gebeurtenissen en mogelijke gevolgen. In veel gevallen zien wij dat men in die draaikolk geneigd is direct in oplossingen (damage control) te denken. Dit terwijl het juist in het belang van de oplossing en voor maximale schadebeperking is, om eerst even stil te staan en overzicht te creëren. Wat is eigenlijk het probleem en wat wil men bereiken?

Een onderzoek instellen lijkt vaak de enige oplossing, maar is dat niet altijd. De impact die een onderzoek op organisaties en de medewerkers heeft dient altijd in ogenschouw genomen te worden. Het is goed mogelijk dat een andere interventie beter aansluit bij de vraag, het doel en het gewenste resultaat. Zoals bijvoorbeeld ingrijpen en doorgaan met de business, of aangifte doen, of bemiddeling. EBBEN ziet een fraudeonderzoek niet per definitie als dé oplossing. Hierin onderscheiden wij ons van andere onderzoeksbureaus.

“Met een onderzoek grijp je in op het proces om bijvoorbeeld informatie te winnen. Interviews, beoordelingen en conclusies hebben impact op zowel organisatie als medewerkers. Het is goed mogelijk dat een andere interventie beter is voor het bedrijf, haar medewerkers en omgeving.”

Als wordt gekozen voor een fraudeonderzoek, dan beginnen wij met de vraag “wat wil men met een onderzoek bereiken?”. In deze fase stellen we met onze opdrachtgever het probleem en de doelstelling vast. Tevens kijken we naar de mogelijke gevolgen van het onderzoek voor de organisatie. Al deze factoren en het bewaren van de noodzakelijke rust dragen bij aan een kwalitatief beter onderzoek, minimalisatie van de impact  en goed risk management.

EBBEN heeft een checklist ontwikkeld voor organisaties die geconfronteerd worden met een vermoeden van fraude en snel actie moeten nemen. Deze hulplijst is een overzicht van operationele attentiepunten, op basis van onze ervaring in fraudezaken. Elke fraudezaak is natuurlijk anders en vraagt om een maatoplossing. Wij stellen deze checklist ter beschikking direct bij de start van een onderzoek. Tevens kan het de basis zijn voor een meer uitgebreid fraud response plan.

Fase 2: vooronderzoek, eerste bevindingen, belangen en bedrijfscultuur

In ieder onderzoek begint met een inventarisatie van de eerste bevindingen, zoals een analyse van documenten of het horen van een klokkenluider. Daarnaast brengen wij de verschillende belangen, systemen en culturen in kaart. Een incident dat wij onderzoeken, speelt zich altijd af binnen een bepaalde context. Tijdens het onderzoek bewaken wij deze balans tussen onderzoeksdoel, belangen en context van het onderzoek.

“Een opdrachtgever heeft belang bij het onderzoek, wij moeten doelgericht aan de slag voor dit belang. Maar om goed onderzoek te doen moeten we ook kijken naar de systemen, mensen en bedrijfscultuur. In welke context doet iemand iets? Hoe verloopt een bepaald proces?”

Fase 3: Discreet onderzoek met een open vizier

Wanneer het incident, de doelstelling en de context zijn vastgesteld gaat het onderzoek van start.

Bij EBBEN vinden wij korte lijnen met alle betrokkenen en het minimaliseren van het onderzoek belangrijk. Door het “klein houden” zijn we in staat de impact van elk onderzoek zo laag mogelijk te houden, zonder daarbij de daadkracht uit het oog te verliezen. Elk onderzoek naar fraude levert operationele en soms zelf strategische risico’s op voor organisaties. In sommige gevallen kan zelfs de continuïteit van een organisatie in het geding zijn. Door de impact van een onderzoek zo laag mogelijk te houden dragen wij bij aan een reductie van dergelijke risico’s.

EBBEN-onderzoekers hebben jarenlange ervaring in het domein van fraudeonderzoek. Wij werken alleen met experts en schalen dit team van experts alleen op als dit noodzakelijk is. Verder faseren we onze onderzoeken, telkens met een duidelijk doel per fase. Dit draagt bij aan een maximale efficiëntie en minimale impact tijdens het onderzoek.

Discretie tijdens onderzoeken staat vanzelfsprekend centraal. Er is altijd sprake van een tegenstelling op de gebieden privacy en transparantie. Als onderzoekers bewaken wij de juiste balans en daarnaast zijn wij in control als het gaat om wet- en regelgeving op die gebieden.

 “Tijdens ons onderzoek maken we gebruik van software voor forensisch onderzoek. Soms gebruiken we bijvoorbeeld een meldpunt waarmee we anoniem met medewerkers kunnen communiceren. Op deze manier krijgen wij toegang tot de informatie die anders mogelijk verborgen blijft.”

Fase 4: Advies, crisismanagement en aanbevelingen

Een goed advies begint bij een goed begrip van het incident en de mogelijke gevolgen. Een groot deel van de oplossing zit hem vaak in het aanpassen van werkwijzen en controlesystemen en het daarmee voorkomen van toekomstige incidenten. Uiteraard delen we onze inzichten met onze opdrachtgever, want deze moet verstandig kunnen ingrijpen om schade te beperken en herhaling te voorkomen.

“De toegenomen digitalisering en wet- en regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming maar ook de wens voor meer transparantie leidt tot een toename van het aantal gemelde incidenten. Het thema fraude is daarmee actueler dan ooit.”

Wij adviseren onze klanten over het samenstellen van een crisisteam en do’s en don’ts in de communicatie. Dit geeft de nodige rust en voorspelbaarheid in de organisatie. Maar hoe organiseer je dit? Een goed crisisteam is discreet en moet daarom zorgvuldig samengesteld worden en rekening houden met de verschillende rollen binnen het team. Goede communicatie is belangrijk voor zowel imago als het onderzoek. Daarom moet het crisisteam duidelijke afspraken maken over de communicatie, wie communiceert wat en wanneer? Communicatie tijdens een crisis is vooral gericht op schade beperken, maak het niet erger dan het is. Dit zijn niet altijd de overduidelijke keuzes, soms is het najagen van de waarheid bijvoorbeeld schadelijker dan het incident zelf. Wij adviseren onze klanten zo dat de communicatie het onderzoek niet frustreert en er één lijn is tussen onderzoek en communicatie.

Fase 5: Heldere en efficiënte rapportage

Net als iedere fase in het onderzoek wordt ook de rapportage gedicteerd door de vraag “waarom doen wij dit onderzoek?”. Voor onze opdrachtgevers maken wij zeer uiteenlopende rapportages. Bijvoorbeeld een zakelijk forensisch rapport dat als bewijs in een rechtszaak gebruikt kan worden, of een rapport met conclusies met beoordelingen van personen, gedragingen of systemen in organisaties. Elke rapportage is volledig afhankelijk van de opdracht, maar we zijn altijd voorstander van ‘less is more’ waarin onze conclusies helder zijn en het nodige handelingsperspectief bieden.

“Het rapportageproces is een van de meest kostbare onderdelen van een onderzoek. Een rapportage wordt er in onze ogen niet beter van door zo veel mogelijk op te schrijven. Bij EBBEN is efficiënt rapporteren en helder taalgebruik leidend.“

Voorkomen is beter dan genezen

Binnenkort publiceren wij een volgend artikel. Dit staat in het teken van fraudepreventie. Daarin gaan wij in op het in kaart brengen van de risico’s, fraude-bewustzijn en vertellen wij u meer over een twintigtal tools die eigenlijk iedereen zou moeten kennen en gebruiken om risico’s te beperken.

Indien er geen sprake meer is van preventie maar u al het vermoeden heeft dat er fraude plaatsvindt… Neem dan direct contact op!

 

— — — — — — — — —

Over EBBEN Partners

EBBEN is een onafhankelijk onderzoeks- en adviesbureau op het gebied van governance, risk & compliance met een specialisatie in fraude en integriteit. Ons multidisciplinair team bestaat uit consultants, data-experts, registeraccountants, auditors en juristen. Het totaalpakket van onze diensten hebben wij op basis van de opdrachtvraag en de urgentie verdeeld over twee EBBEN merken.

EBBEN Today

Vooral bij incidenten zoals fraude of grensoverschrijdend gedrag binnen organisaties verwacht u liever vandaag dan morgen actie. Wij begrijpen dat bepaalde zaken zo urgent en belangrijk zijn dat elk uur telt. EBBEN Today is al jarenlang in staat gebleken snel te schakelen, overzicht te creëren en daarmee erger te voorkomen.

EBBEN Tomorrow

Het succes van vandaag komt vaak voort uit de inspanningen van gisteren. Wij helpen publieke en private organisaties bij het toekomstgericht maken van hun business. Dat doen we op het snijvlak van risk-management, governance en audit. EBBEN Tomorrow draagt op die manier bij aan bestuurders die in control zijn en het succes van bedrijfsleven en overheden op de lange termijn.