De integriteitsscreening

Van kostenpost naar investering

Visie op screenen

Het binden van de juiste medewerkers of zakenpartners is van strategisch belang. De juiste persoon op de juiste plek kan zakelijk het verschil maken tussen succes en mislukking. Bij het aantrekken en behouden van personeel gaat vaak eerste de aandacht uit naar functionele criteria. Voldoet de persoon aan de juiste opleidingskwalificaties, beschikt hij of zij over de goede competenties, en past hij of zij qua persoonlijkheid in de organisatie?

Het draait volgens de visie van EBBEN bij integriteitsscreening om het beheersen van de integriteitsrisico’s van (toekomstige en huidige) medewerkers of zakelijke partners. Door de risico’s op een goede manier af te stemmen op de eisen die door de organisatie worden gesteld, kan de screening aanzienlijke toegevoegde waarde hebben. Zo verandert een screening van een kostenpost in een investering.

De valkuil

Een valkuil bij het uitvoeren van een screening, is om lukraak informatie te verzamelen over een persoon of organisatie. De employmentscreening bestaat daarnaast meestal uit het verifiëren van gegevens uit het CV, het benaderen van enkele (vaak door de kandidaat aangevoerde) referenties, aangevuld met een aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Bij deze aanpak ontbreekt het aan visie over wat men wil bereiken met de screening.

Aan het uitvoeren van een screening gaat een aantal vragen vooraf. Welke risico’s willen we indammen met de screening? Wat levert een screening op en wat kunnen we ermee in de toekomst? Wat zijn de organisatorische kosten en opbrengsten van een screening?

De EBBEN-aanpak

De EBBEN-aanpak bestaat uit een aantal stappen waarmee door middel van de integriteitsscreening bovenstaande vragen kunnen worden beantwoord.

Stap 1 Beleid

Ten eerste moet screening een plaats krijgen in uw organisatie. Een degelijke screening is gebaseerd op beleid waarin is beschreven waarom er wordt gescreend, wie dat doet, op welke wijze en wat er met de resultaten gebeurt. Ook wordt er in het beleid beschreven wat het doel is van de screening. Het beleid zorgt ervoor dat de screening een integraal onderdeel vormt van de in-, door- en uitstroom van mensen in uw organisatie.

Het doel van screenen kan variëren. Zo kan screening worden ingegeven door de wens om te voldoen aan wet- en regelgeving (compliance), of om risico’s in te dammen of kosten te besparen. Deze kosten kunnen bijvoorbeeld behoorlijk oplopen als blijkt dat niet de juiste mensen op de juiste plek zijn aangenomen. Een andere reden om te screenen kan liggen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Door beleidsmatig over screening te denken en te communiceren, is het een strategisch instrument geworden, in plaats van een motie van wantrouwen.

Stap 2 risicoprofiel

Voor een risicobeoordeling moet er eerst een beeld bestaan van de functies waarvoor de screening plaatsvindt. Het profiel van de in te vullen positie bepaalt namelijk welke risicogebieden relevant zijn. Vragen over onder andere beslissingsbevoegdheid, impact op het imago van de organisatie, beschikking over geld, informatie en goederen, invloed over anderen en de mate van toezicht en controle op het functioneren moeten worden beantwoord, voordat er een uitspraak kan worden gedaan over integriteitsrisico’s.

Stap 3 Onderzoek

Als het risicoprofiel gereed is, wordt de informatie verzameld die relevant is om de risico’s ten aanzien van het desbetreffende profiel te beoordelen. EBBEN beschikt over een groot aantal bronnen, onderzoekstools en databanken waarmee door middel van OSINT(1)technieken onderzoek wordt verricht. Daarnaast bestaat een onderzoek vaak uit het voeren van interviews met kandidaten en referenten. Met behulp van de kandidaat zelf kunnen gegevens over onder meer strafrechtelijk verleden (VOG),  financiële zaken (BKR) of opleidingen (DUO) worden verkregen.

Stap 4 analyse en advies

Volgens een in de praktijk getoetste methode komen wij vervolgens tot een advies, waarin wij rapporteren of er al dan niet sprake is van relevante risico’s. In een overzichtelijk dashboard presenteren we deze risico’s, op basis waarvan onze opdrachtgevers helder en transparant kunnen beslissen of ze met een kandidaat of toekomstige zakenpartner in zee gaan of niet.

Indien er sprake is van groen licht voor een kandidaat, kan het rapport ook voor de langere termijn een positieve bijdrage opleveren. Aandachtspunten uit de screening kunnen een aanknopingspunt zijn voor verdere ontwikkeling van de medewerker.

De volgende stap

Wilt u meer weten over onze screeningsaanpak, die meer substantie biedt dan alleen het natrekken van min of meer willekeurige informatie? Bent u eraan toe om daadwerkelijk waarde toe te voegen met risicomanagement door screeningen af te stemmen op de context waarin de kandidaat gaat functioneren? Neemt u dan contact met ons op. Wij komen graag bij u langs om uw wensen te bespreken.

(1) Open Source Intelligence