Compliance uitdaging en de EBBEN-aanpak

Hoe voldoe ik aan ca.130 wetten?
Een woningcorporatie wordt geacht te voldoen aan ca. 130 wetten, hoe krijg je als organisatie grip op het voldoen aan wet- en regelgeving? Compliance is beheersing van de juridische risico’s in de praktijk; integer en verantwoord handelen door alle medewerkers.

Hoe bewaak ik mijn reputatie?
Hoe bewaak ik mijn reputatie en hoe vermijd ik boetes en inmenging door de toezichthouders? Compliance gaat ook over optimaal benutten van kansen, zoals de regelgeving over korting verhuurdersheffing bij duurzaamheidsinvesteringen.
De EBBEN-compliance consultant coördineert de compliance werkzaamheden zelf, of coacht desgewenst de in-house compliance coördinator op basis een bewezen trackrecord en de professionele ISO-compliance standaard.

De EBBEN-aanpak
De EBBEN-aanpak zorgt voor evenwicht tussen goede beheersing met accurate verantwoording en het vermijden van de valkuil “compliance industrie”. De aanpak is stapsgewijs en flexibel; een werkwijze die compliance expertise naar de dagelijkse praktijk vertaalt en dan verankert in de processen van de organisatie, met duurzaam resultaat.

Resultaat: de organisatie is aantoonbaar in control, met een motivatie die verder gaat dan wet- en regelgeving.
Het wordt een intrinsieke motivatie die is gedreven door de verbinding met de doelstellingen en risicobereidheid van de organisatie, met compliant gedrag op de werkvloer.

Compliance: Starten
De organisatie start met compliance of wil doorstarten met meer kwaliteit: Plan-Do fases:

  • Plan-fase: beoordeling en prioritering van wet- en regelgeving in relatie tot het risicoprofiel /risicobereidheid van de corporatie, maar ook in relatie tot de bijdrage aan de organisatie-doelstellingen. Compliance wordt verankerd in de organisatie: van waarom naar hoe/ wat.
  • Do-fase: Het compliance-team en de proceseigenaren vertalen de wetten naar werkinstructies. Er ontstaat een regelmatig compliance overleg, inclusief focus op toekomstige regelgeving. De organisatie gaat aan de slag met de werkinstructies.

De EBBEN-aanpak wordt gekenmerkt door de nuchtere, behapbare toepassing van de beste compliance modellen, met oog voor het betrekken en enthousiasmeren van medewerkers.

Compliance: Aantoonbaar in control

Na het opstarten door de “juridische implementatie” fase is het van belang om verder te groeien; de organisatie aantoonbaar in control, met lerend vermogen.
Check-Act fases:

  • Check-fase: de werkinstructies worden verstevigd met een audittrail/ eigenaar. Dit is de basis voor compliance rapportage in lijn met organisatie prioriteiten/ risicobereidheid.
  • Act-fase: De compliance rapportage ligt aan de basis voor het leereffect in de organisatie.

De EBBEN- aanpak levert de goede balans tussen grondig werken in een audit modus en het vermijden van de valkuil van een onhoudbaar zware control/audit organisatie; door de EBBEN-aanpak duurzaam in control!

De gehele PDCA keten vormt de compliance matrix. Een voorbeeld:

Proces Regelgeving Risico Taak Audittrail Wanneer  Rapportage
Datalek WBP 34 Midden Xyz Doc. Y Incidenteel/

Periodiek

In Control

Compliance scan en compliance audit
Hoe robuust is de compliance beheersing van de organisatie? De compliance scan geeft een indicatie van compliance beheersing. De basis voor deze scan wordt gevormd door de ISO 19600 compliance richtlijn. De compliance audit levert een uitgebreide versie, met een groter aantal vragen uit de ISO-richtlijn en nog meer aandacht voor audittrails én een uitgewerkt verbeterplan.
De EBBEN-aanpak is de eerste praktische toepassing in de corporatiesector van de ISO-compliance richtlijnen. Deze aanpak wordt versterkt door de nuchtere compliance ervaring in profit en non-profit; geen compliance modelneurose, maar nuttige spiegels voor de praktijk.

Van compliance control naar een integere, duurzame compliance cultuur
Compliant gedrag ontstaat niet alleen door regels en procedures; het groeit door een cultuur die inspireert tot werken op een verantwoorde manier volgens wet- en regelgeving.

EBBEN biedt een unieke, integrale aanpak voor deze dimensies door ondersteuning met o.a. het bewustwordingsprogramma integriteit, het inrichten van een klokkenluidersmeldpunt, maar ook in noodgevallen een concrete fraudeaanpak met relevante expertise.

Dit alles resulteert in de unieke EBBEN-aanpak:
Modulaire tools in een integrale aanpak; compliance in het DNA van de organisatie.

Resultaat: de organisatie is aantoonbaar in control, met een motivatie die verder gaat dan wet en regelgeving.
Het wordt een intrinsieke motivatie, gedreven door de verbinding met de doelstellingen en risicobereidheid van de organisatie, met compliant gedrag op de werkvloer.

Waarom EBBEN?
EBBEN kent de corporatiesector en heeft op sector toegeschreven tools beschikbaar om direct met u aan de slag te gaan.
De passie van de professionals van EBBEN is om organisaties succesvoller te maken door de bedrijfsvoering op orde te hebben.

mr. Carl De Wannemaeker DCG EMoC
dewannemaeker@ebbenpartners.nl
M: + 31  6 53 80 67 48