Bent u voorbereid op de introductie van het UBO-register? De verwachting is dat de registratieplicht in het voorjaar van 2020 ingaat. Maar wat houdt dit in en welke gevolgen heeft dit voor uw organisatie? In dit artikel leggen we uit wat een UBO is, voor welke organisaties het UBO-register van toepassing zal zijn en welke gegevens openbaar zullen worden.
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, uiteindelijk belanghebbende van een organisatie. Hiermee worden de natuurlijke personen achter organisaties bedoeld. Mensen die:
Deze personen worden gezien als degene die uiteindelijk de touwtjes in handen hebben binnen de organisatie. De registratie van deze personen is door de EU verplicht gesteld. Het doel is te voorkomen dat de anonimiteit van verschillende juridische entiteiten misbruikt wordt voor financieel-economische criminaliteit. De transparantie over de uiteindelijke belanghebbenden moet fraude, corruptie, witwassen, belastingontduiking en financiering van terrorisme tegengaan.
De UBO-registratieplicht geldt in Nederland nog niet, zodra deze wel gaat gelden hebben organisaties anderhalf jaar de tijd om aan de registratieplicht te voldoen. Wanneer de wet in werking treedt zal deze alleen gelden voor organisaties die in Nederland opgericht zijn. De registratieplicht zal dan gelden voor de volgende organisaties:
De registratie geldt niet voor de volgende organisaties:
Is uw organisatie niet in Nederland opgericht? Dan geldt de Nederlandse registratieplicht niet en moet u zich houden aan de regels van het betreffende land. Is dit een land binnen de EU? Dan zal UBO-registratie alsnog verplicht zijn of worden.
Het UBO-register gaat onderdeel uitmaken van het handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) en verwerkt worden conform de Algemene Vordering Gegevensbescherming (AVG). Een deel van de informatie zal openbaar zijn en tegen een bepaald tarief voor iedereen inzichtelijk zijn. Personen die het UBO-register willen raadplegen moeten zich eerst online registreren en identificeren.
De volgende gegevens zullen openbaar zijn:
Het UBO-register zal door bevoegde autoriteiten gebruikt worden om onderzoek te doen naar verdachte geldstromen. De volgende gegevens zijn alleen inzichtelijk voor de bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid:
Introduction
Corruption, fraud, misappropriation of assets and other financial scandals …. Scandals that reveal major dysfunctions within enterprises cause waves of social indignation. How could this happen? How come the auditors did not intervene? Instituut van de Bedrijfsrevisoren/Institut des Réviseurs d’Entreprises and Transparency International Belgium have joined forces to organise a seminar which addresses this “expectation gap”.
Programme
13:30 Registration
14:00-14:15 Introductory Welcome
14:15-15:00 The Situation “as is”. What is the current scope of the Audit Mandate in Belgium in relation to Corruption?
15:00-16:00 The Expectation Gap – What needs to be done in the light of the Situation “as is”? The point of view of:
16:00-16:30 Coffee Break
16:30-17:30 Panel discussion: Which Proposals to improve/extend the auditor’s mandate in response to this “Expectation Gap”?
Moderator: Martin Manuzi, ICAEW, Regional Director, Europe Region
On the panel:
17:30-17:45 Concluding Remarks
17:45-18:30 Refreshments and Close
Date & registration
International Anti-Corruption day: December 9, 2019
Venue
IBR / IRE
Bd. Emile Jacqmainlaan 135/1
1000 Brussels
Working Language
English
This event is free of charge, but registration is mandatory. We look forward to welcoming you!
Eerst zal er worden teruggekeken op het voorbeeld-auditplan dat begin december 2018 tijdens de CCC-bijeenkomst werd gepresenteerd. Welke resultaten leverde dat op? Vervolgens gaat Peter Hartog, manager vaktechniek van IIA Nederland in op de hot topics voor de audit van 2020.
CCC s is opgericht om controllers te helpen bij een professioneel, effectief en efficiënt intern beheersingssysteem om in voldoende mate in control te zijn. De CCC bijeenkomsten zijn bij uitstek interactief en de leden van CCC kunnen alle tot nu toe gemaakte presentaties toegezonden krijgen als ondersteuning bij hun werk.
EBBEN onderneemt direct actie die noodzakelijk is om u in staat te stellen uw ondernemingsactiviteiten op een verantwoorde manier voort te zetten.
Diversiteitsdynamiek
hoe voorkomt u als Raad van Toezicht / Raad van Commissarissen dat zaken worden gebagatelliseerd of worden opgeblazen, met name in gevallen waar een klokkenluider met ernstige beschuldigingen komt.
(meer…)
Interview met Cosmo Schuurmans
Cosmo geldt als een specialist op het adviesgebied voor WoCo’s (woningcorporaties). Hij vertelt over de ‘controlfunctie’ en de opzet van een Circle van en voor Controllers van corporaties, die voortaan onder de naam CCC verder het leven in zal gaan. Zoals bekend is sinds 2017 de ‘controlfunctie’ een verplichting voor woningcorporaties met minimaal 2.500 woningen.
(meer…)
Congres: Hoe bestrijden we financieel-economische criminaliteit tegen 2023?
Welke soorten criminaliteit dreigen er ? Welke strategieën hebben de publieke en private sector ontwikkeld? Hoe destabiliserend zijn criminele organisaties voor de maatschappij over vijf jaar? Welke oplossingen zijn wenselijk en noodzakelijk? Bestrijden we financieel-economische criminaliteit op een gecoördineerde manier? Wilt u hier meer over weten, dan ontmoeten wij u graag 22 oktober op dit congres in Brussel.
Na een reeks incidenten in de woningcorporatiesector werd drie jaar geleden de Woningwet 2015 ingesteld. Die wet overlaadde de sector met controlemaatregelen en nieuwe instituties. (meer…)
Als gevolg van een Europees besluit moeten honderdduizenden bedrijven in de EU een meldkanaal hebben voor het rapporteren van misstanden aan de autoriteiten. In België gaat het om circa 15.000 bedrijven. Vanaf 3 januari 2018 kan de FSMA maatregelen opleggen. Evert-Jan Lammers adviseert bedrijven om er een volwaardig intern meldpunt van te maken, dat gelijktijdig zorgt voor risicobeheer en reputatiemanagement.
Evert-Jan Lammers
Wie? Partner bij EBBEN Partners. Tevens bestuurslid van Transparency International (Belgium) en erevoorzitter van het Institute of Fraud Auditors (IFA) Belgium.
Wat? Een intern meldpunt is een onmisbare schakel voor risicobeheer en bescherming van de reputatie van een bedrijf. De kosten zijn verwaarloosbaar ten opzichte van de voordelen.
Veel bedrijfsschandalen beginnen niet op bestuursniveau maar ergens middenin de organisatie. Denk aan dieselgate, omkoping in het buitenland en #metoo zaken. Als het bestuur er eerder op wordt gewezen, en de juiste stappen zet, kan ze een schandaal vermijden. Schandalen ontstaan wanneer de misstanden gedurende langere tijd verborgen kunnen groeien. Verborgen door medewerkers die het eigen belang boven het bedrijfsbelang stelden. Of door collega’s die op de hoogte waren, maar geen weg kennen om het veilig aan te kaarten. Als het verkeerd loopt, krijgt de organisatie later de rekening gepresenteerd. Het gaat om misstanden zoals prijsafspraken, misbruik van voorkennis, omkoping, lekken van vertrouwelijke informatie, financiële fraude en grensoverschrijdend gedrag.
Sinds kort moeten in België circa 15.000 bedrijven misstanden melden aan de Financial Services and Markets Authority (FSMA). Bedrijven zitten niet te wachten op de nieuwe verplichtingen, maar gelukkig mogen ze grotendeels zelf bepalen hoe ze het aanpakken. Hoe kan een slimme aanpak ook voordelen opleveren voor het bedrijf?
INTERN
Vaststaat dat bedrijven met een intern meldpunt de helft minder schade leiden door fraude dan bedrijven zonder meldpunt (ACFE, 2016). Een meldpunt zorgt er namelijk voor dat verborgen misstanden vroeger worden ontdekt en dus minder kunnen groeien. De schade die fraude toebrengt aan bedrijven bedraagt gemiddeld vijf procent van de bedrijfsomzetten (!) dus een intern meldpunt kan de winstgevendheid van een bedrijf gevoelig verbeteren.
Een goed intern meldsysteem is veilig: het beschermt primair de identiteit van de melder en de vertrouwelijkheid van de melding. Verder voldoet het aan de eisen gesteld door de wet, de FSMA en andere organisaties zoals Transparency International.
Melder: de melding wordt vertrouwelijk behandeld; de melder mag anoniem melden; als de melding te goeder trouw wordt gedaan, geniet de melder bescherming en heeft recht op vergoeding voor geleden schade; het interne meldpunt is er niet alleen voor werknemers maar ook voor derden zoals klanten, vendors en uitzendkrachten.
Meldpunt: het meldpunt is digitaal en staat op een externe server, beschermd tegen glurende blikken uit de organisatie; de melding wordt geëncrypteerd doorgegeven aan het meldcomité in het bedijf; het IP–adres van de melder wordt niet doorgegeven; het meldpunt is interactief, ook voor anonieme melders; het is 24/7 bereikbaar in de gewenste talen; het meldpunt biedt een case-management systeem.
Meldcomité: het comité dat de meldingen doorgestuurd krijgt vanuit het meldpunt, bevindt zich bij het auditcomité of een ander onafhankelijk bestuurslid; het meldcomité beschikt over voldoende deskundigheid om te beoordelen of de melding moet worden doorgegeven aan de FSMA, en of het intern moet worden onderzocht; het meldcomité kan voor de beoordeling en het onderzoek zelfstandig externe ondersteuning inroepen, zoals van een advocaat en een fraud auditor; het meldcomité legt periodiek verantwoording af aan het bestuur over de ontvangen meldingen en de afwikkeling ervan.
Onderzoek: de private onderzoeker is op de hoogte van de geldende wetten en regels in en rond het bedrijf en werkt volgens professionele standaarden zoals van het Institute of Fraud Auditors (IFA) en de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE).
EXTERN
Indien het interne meldcomité van mening is dat de melding moet worden doorgegeven aan de FSMA, dan wordt dat onmiddellijk gedaan, al dan niet via de compliance officer. Ondertussen kan het bedrijf een eigen onderzoek starten met het doel om de misstanden te beëindigen, de schade te beperken, herhaling te voorkomen, en sancties op te leggen. De raad van bestuur heeft daarin een eigen verantwoordelijkheid en moet niet op de FSMA wachten. Wel moet het bedrijf meewerken aan een onderzoek door de FSMA. De FSMA heeft de opdracht om de identiteit van de melder te beschermen.
Bijzonder is de situatie waarin de ontvangen melding niet moet worden doorgegeven aan de FSMA, maar het Parket wel geïnteresseerd zou kunnen zijn in de informatie, zoals bij omkoping, financiële fraude of grensoverschrijdend gedrag. Ter bescherming van de identiteit van de melder en de vertrouwelijkheid van de data doet het bedrijf er verstandig aan om de zaak in handen te geven van een advocaat of (externe) legal counsel. Onder diens verschoningsrecht houdt het bedrijf alle opties open: intern onderzoek doen, schikken, self-reporting, aangifte doen, al dan niet met burgelijke partijstelling, enzovoort. Ook hier heeft de raad van bestuur een eigen verantwoordelijkheid en moet niet altijd aangifte doen. Wel moet het bedrijf meewerken aan een onderzoek door Justitie, maar bepaalde informatie kan dus onder het verschoningsrecht vallen.
MELDING
Een intern meldpunt vervangt niet de normale gesprekken over misstanden, zoals met een collega, leidinggevende of HR-officer. Maar wanneer deze normale gespekken niet kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld uit vrees voor de loopbaan, dan biedt het interne meldpunt een veilige oplossing. Er wordt voorkomen dat de misstand doorgroeit. En de melder voelt zich niet genoodzaakt om naar een journalist of naar justitie te stappen. Intern melden is niet ‘het nieuwe klikken’ want melden gebeurt vanuit een hoger belang, klikken vanuit een lager belang.
GEBLOKKEERDE MELDING
Een melding leidt meestal tot een intern onderzoek, soms ook door een toezichthouder of Justitie. De melder kan nog zo overtuigd zijn van het onrecht, hij/zij zal twijfelen om het te laten onderzoeken: Was het een uitzondering? Overdrijf ik niet? Geloven ze me wel? De impact zal voor zowel de melder als de beschuldigde enorm zijn. Om die redenen wordt er vaak gezwegen. Dan kan de mogelijkheid van een zogenaamde ‘geblokkeerde melding’ uitkomst bieden. Zo’n melding wordt pas gedeblokkeerd en onderzocht als ten minste drie melders grensoverschrijdend gedrag over dezelfde persoon hebben gemeld. De melder weet zich dan gesteund door tenminste twee andere melders. Was er in #metoo zaken telkens de mogelijkheid geweest om zo’n geblokkeerde melding te doen, dan hadden de betrokken organisaties jaren eerder kunnen ingrijpen. Verder gaat er van deze mogelijkheid een belangrijke preventieve werking uit: drie – in de ogen van de boosdoener ‘niet ernstige’ – incidenten kunnen hem/haar fataal worden. Het interne meldpunt kan zoiets regelen.
VERANTWOORDELIJKHEID
Het openzetten van een intern meldpunt schept een zware verantwoordelijkheid voor de aanbieders van het systeem en de gebruikers van de informatie. De veiligheid van het melden moet hoogste prioriteit krijgen om het vertrouwen in – en daarmee de effectiviteit van – het systeem niet in gevaar te brengen. Een bron waar te gulzig uit wordt gedronken valt droog.
Heeft u ondersteuning nodig bij de implementatie?
Bel voor meer informatie met Cosmo Schuurmans, partner bij EBBEN Partners, 06-46236606.